Organisation d’une réunion

Tous les mois s’il n’y a pas d’urgence
Tous les 15 jours s’il y a du travail
Toutes les semaines en cas d’urgence
Ne pas commencer à l’heure (pas + de 20 minutes) et profiter du début pour s’échanger un maximum d’info, celui qui n’est pas au jus d’1 info doit impérativement demander des compléments aux autres. S’il n’a rien à dire il se tait a moins qu’il s’emmerde et dans ce cas il le dit et du coup les autres abrégent ou lui lancent un quolibet, enfin on fait comme on veut.
Quelqu’un de pas bavard et respecté est désigné pour présider la réunion (cela doit tourner)
Rôle du président :
Fixer une heure de fin de réunion en concertation avec les plus pressés.
Annoncer l’ordre du jour.
Enregistrer les points nouveaux à inscrire à l’ordre du jour en essayant de les regrouper au maximum.
Proposer un ordre de priorité des points à l’ordre du jour.
La priorité est donnée en fonction de l’urgence mais peu dans une certaine mesure être modifiée au départ de la réunion à la demande d’un casse bonbon.
Si quelqu’un doit partir tôt, les points sur lesquels sa présence est utile sont traités en priorité.
Plus il y a de points plus il faudra assurer la montre et les tours de parole, tout le monde se responsabilise et tout le monde essaie de pas alourdir inutilement l’ordre du jour. Si un point est plusieurs fois écarté il est en tête de l’ordre du jour de la réunion suivante et on essaie d’être efficace même si on ne trouve pas de solution (ce qui peu paraître contradictoire)
si la réunion nécessite un compte rendu le-a président-e fait un appel au peuple en précisant que seul les décisions sont à noter.
Il faut fixer en gros un temps par point à l’ordre du jours de manière à pas déborder.
Si un grand débat est lancé auquel tout le monde se met à participer, le président patiente un peu et dés que sa pédale un peu propose aux participants de revenir à l’ordre du jours.
On ne fume pas si quelqu’un est contre. Si quelqu’un fume quand même, on s’en fout sauf su tous le monde allume sa clope en même temps.
La distribution des tours de paroles n’est pas toujours nécessaire sauf si on se coupe la parole (ne serai-ce qu’une fois) ou que la parole est monopolisée que par les deux grandes gueules de service. Si un participant demande que des tours de paroles soit organisé, il faut le faire.

Si le temps presse, interrompre la réunion, anticiper l’arrêt des tours de paroles, inscrire tout ceux qui le veulent, demander au prochains orateurs d’être brefs et de ne pas se répéter.
Si le président s’inscrit, il doit le dire à voix haute au moment où il le fait.
Il fait taire gentiment les longs bavardages, les prises de paroles intempestives répétées, les faces à faces qui tournent au rapport de force. Pour les grosses réunion, obligation de s’adresser au président.
Le président fait la synthèse sur ce qui vient d’être dit, répète les rendez-vous et les décisions.

après avoir proposé la fin de la réunion, que tout le monde est d’accord, et que l’on a fixé la prochaine réunion solennellement et fermement, le président déclare que la séance est levée.
Dés lors, chacun fait ce qu’il lui plait. la fin de la réunion n’est pas un moment de séparation (se renseigner sur les possibles festivités post-réunionatoires).
C’est le moment de retrouver ceux à qui on à donné rendez-vous au cours de la réunion pour continuer un débat non clos.